Lapelio paskirtį apibrėžkite vienu veiksmu
Ant vieno lapelio rašykite vieną mintį, klausimą arba užduotį. Pirmas žodis gali nurodyti veiksmą, pavyzdžiui, „patikrinti“, „paskambinti“ ar „patvirtinti“, o likusi teksto dalis turi būti perskaitoma iš įprasto atstumo. Jei informacija netelpa aiškiai, perkelkite ją į užrašų knygelę arba skaitmeninę sistemą, o lapelyje palikite tik trumpą nuorodą.
Užduoties lapelis nėra galutinis archyvas. Nustatykite, kada jis pašalinamas nuo lentos ar stalo ir kur perkeliama reikalinga informacija. Terminą patogu įrašyti į darbo kalendorių, o trumpus vykdymo žingsnius – į bloknotą. Taip fizinis priminimas netampa vienintele vieta, nuo kurios priklauso darbas.
Komandinei lentai sukurkite judėjimo taisyklę
Prieš idėjų sesiją pažymėkite aiškias zonas: neaptarta, svarstoma, nuspręsta ir perduota vykdyti. Spalvas naudokite tik sutarta reikšme, o svarbią būseną papildomai parašykite tekstu. Jei dirbama ant magnetinės lentos, pirmiausia patikrinkite, ar pasirinkti lapeliai laikosi ant jos paviršiaus ir nepalieka nepageidaujamų žymių.
Sesijos pabaigoje kiekvieną lapelį priskirkite sprendimui, veiksmui arba atmetamai minčiai. Nufotografuota lenta nėra pakankamas rezultatas, jei nuotraukoje neaiškūs atsakingi žmonės ir terminai. Vienas žmogus turi perkelti sutartus veiksmus į bendrą sistemą, o kitas – trumpai patikrinti, ar niekas nepraleista.
Jautriai informacijai lipnus lapelis netinka
Slaptažodžių, asmens duomenų, mokėjimo informacijos ar konfidencialių klientų duomenų nepalikite ant monitoriaus, stalo ar bendroje lentoje. Net uždarame kabinete lapelis gali būti perkeltas, pamestas arba netyčia patekti į atliekas. Tokiai informacijai naudokite organizacijoje patvirtintą saugojimo priemonę ir laikykitės nustatytų sunaikinimo taisyklių.
Jei lapelyje buvo laikina vidinė pastaba, baigę darbą nuspręskite, ar ją reikia perkelti, ar sunaikinti. Nenaudokite neaiškių inicialų ar spalvų kaip vienintelės apsaugos. Kasdienėms viešoms pastaboms tinkamas rašiklis pasirenkamas iš rašymo priemonių, tačiau prieš naudojimą patikrinkite, ar rašalas neištepa ir nepersigeria.
Atsargas planuokite pagal realų sunaudojimą
Vieną mėnesį stebėkite, kokio dydžio ir spalvos lapeliai naudojami iš tikrųjų. Jei maži žymekliai baigiasi greitai, o dideli blokai lieka neatidaryti, papildymo kiekį koreguokite pagal faktą. Produkto kodą ir pakuotės lapelių skaičių užrašykite prie atsargų vietos, kad kitas užsakymas būtų tokio pat formato.
Lapeliai turi būti laikomi sausai, apsaugoti nuo dulkių, karščio ir tiesioginės saulės. Atidarytą bloką laikykite lygiai, kad kraštai nesusilenktų. Prieš perkant didesnį kiekį kelioms komandoms, išbandykite vieną bloką ant dažniausiai naudojamų paviršių ir patikrinkite ne tik sukibimą, bet ir švarų nuėmimą.
Papildomi klausimai apie lipnių lapelių darbo sistemą
Kiek informacijos turėtų būti viename lapelyje?
Tiek, kad mintį būtų galima perskaityti greitai ir priskirti vienai užduočiai ar klausimui. Ilgesnį paaiškinimą perkelkite į nuolatinę užrašų vietą.
Kada nuimti lapelį nuo lentos?
Kai jo informacija perkelta į vykdymo sistemą, sprendimas užfiksuotas arba mintis sąmoningai atmesta. Periodiškai valykite lentą, kad pasenę lapeliai neklaidintų komandos.