Dokumentų laikymas

Dokumentų laikymo priemonės tvarkingam archyvui

Dokumentą lengva padėti į aplanką, tačiau gera laikymo sistema padeda jį greitai rasti ir po kelių mėnesių. Tam svarbu atskirti kasdien naudojamus lapus, užbaigtų darbų rinkinius ir rečiau peržiūrimą archyvą. Formatas, talpa ir naudojimo dažnis padeda pasirinkti tarp segtuvo, įmautės, aplanko ar archyvavimo dėklo. „Capsule“ dokumentų laikymo priemones galite derinti prie savo darbo eigos ir turimos lentynų erdvės.

Segtuvas ar aplankas?

Segtuvas patogus dokumentams, kuriuos nuolat papildote ir vartote, o aplankas – mažesniam rinkiniui surinkti ar nusinešti į susitikimą. Jei lapų negalima perforuoti, rinkitės įmautes arba laikymo būdą, kuriam skylių nereikia. Svarbu ne vien priemonės išvaizda, bet ir tai, kaip dažnai išimsite pavienius dokumentus.

Talpą derinkite prie numatomo lapų kiekio. Palikite vietos dokumentų papildymui, tačiau kelių lapų nelaikykite nepatogiai dideliame segtuve. Mechanizmo tipą ir žiedų išdėstymą sutikrinkite su naudojamomis įmautėmis bei kitais priedais.

Įmautės pavieniams lapams ir rinkiniams

Įmautės ir L formos aplankai padeda apsaugoti lapus nuo kasdienio lankstymo ir suteikia galimybę juos laikyti neperforuotus. Atkreipkite dėmesį, iš kurios pusės įdedamas dokumentas ir ar reikalinga perforuota juostelė segtuvui.

Dokumento formatas ir įmautės talpa turi atitikti vienas kitą. Pavieniam lapui ir storesniam dokumentų pluoštui gali reikėti skirtingų įmaučių. Jei dokumentą dažnai skaitote neišimdami, įvertinkite paviršiaus skaidrumą ir atspindžius.

Skirtukai ir aiškūs pavadinimai

Viename segtuve laikant kelias temas praverčia skirtukai. Juos rinkitės pagal skyrių skaičių ir tai, ar rašysite savo pavadinimus, ar patogesnis jau paruoštas žymėjimas. Naudojant įmautes verta patikrinti, ar skirtuko kraštas liks matomas už jų.

Susitarkite dėl vienodo dokumentų pavadinimo principo: pavyzdžiui, tema, metai ir laikotarpis. Spalvas naudokite kaip papildomą orientyrą, o ne vienintelį atpažinimo būdą. Aiškus užrašas ant nugarėlės padės dokumentą rasti ir žmogui, kuris jo pats nesudėjo.

Archyvavimo dėklai ir lentynų erdvė

Užbaigtus dokumentų rinkinius galima atskirti nuo einamųjų darbų ir perkelti į archyvavimo dėklus. Prieš pirkdami išmatuokite lentynos gylį ir aukštį, patikrinkite dėklo uždarymą bei naudingą vidinę erdvę. Išoriniai matmenys nebūtinai nusako, kokio dydžio dokumentas tilps viduje.

Dėklą pažymėkite prieš padėdami į archyvą. Trumpas turinio aprašas ir laikotarpis bus naudingesni už bendrą užrašą „Dokumentai“. Popierinius dokumentus laikykite jiems tinkamomis sąlygomis, o saugojimo trukmę nustatykite pagal pačių dokumentų paskirtį ir jūsų taikomą tvarką.

Dokumentai kelionėje ir kasdien ant stalo

Į susitikimą nešamam rinkiniui patikrinkite aplanko užsegimą ir talpą. Jei kartu dedate rašiklį ar kitus daiktus, įvertinkite, ar jie nespaus lapų. Aplankas su guma ar užsegimu gali būti patogesnis nešantis kelis atskirus dokumentus.

Darbo vietoje atskirkite gautus, tvarkomus ir užbaigtus dokumentus. Net keli aiškiai pažymėti dėklai padeda nepasimesti tarp užduočių. Perkant visai komandai suderinkite formatą ir žymėjimą – taip bendra sistema išliks suprantama, kai dokumentai keliaus nuo vieno žmogaus kitam.