Archyvavimo įranga turi būti parenkama pagal dokumentų formatą, kiekį, prieigos dažnį ir patalpos matmenis. Capsule.lt kategorijoje šiuo metu pateikiamos dvi metalinės „Esselte“ kartotekų spintos ir A4 kartotekinių vokų stovas „Durable Carry“. Spintos skiriasi stalčių skaičiumi ir aukščiu, todėl prieš užsakant reikia pamatuoti ne tik laisvą grindų plotą, bet ir vietą stalčiams visiškai ištraukti.
Kokią laikymo sistemą renkatės?
Kartotekų spinta
Metalinė spinta tinka didesniam kiekiui sistemingai laikomų kartotekinių dokumentų. Kategorijoje yra trijų stalčių „Esselte“ spinta, kurios pavadinime nurodyti 41,4 × 63 × 103 cm matmenys, ir keturių stalčių modelis, nurodytas kaip 41,4 × 63 × 132 cm. Matmenis ir talpą galutinai tikrinkite produkto kortelėje.
Nešiojamas A4 stovas
Juodas A4 kartotekinių vokų stovas „Durable Carry“ yra kitos paskirties sprendimas nei stacionari metalinė spinta. Jis gali būti pasirenkamas, kai dokumentų grupę reikia pernešti ar laikyti arčiau darbo vietos. Produkto kortelėje patikrinkite komplektaciją, talpą ir tai, kokio tipo vokai ar aplankai su juo suderinami.
Kaip apskaičiuoti reikalingą vietą?
41,4 × 63 cm spintos pagrindo matmenys neapima visos naudojimo zonos. Priekyje turi likti vietos stalčiui atidaryti ir žmogui saugiai prieiti. 103 cm ir 132 cm aukštis svarbus, jei viršuje yra lentyna, palangė ar kita konstrukcija. Taip pat įvertinkite durų plotį, koridorius, liftą ir galutinio pastatymo vietos grindų lygumą.
Sunkios spintos neperkelkite pilnos. Baldą montuokite ir tvirtinkite pagal gamintojo instrukciją, neperkraukite stalčių bei neatidarykite kelių pilnų stalčių vienu metu, jei dokumentacijoje nenurodyta kitaip. Tikslios apkrovos šiame kategorijos aprašyme nepateikiamos, todėl jas reikia rasti konkretaus modelio techniniuose duomenyse.
Dokumentų formatas ir klasifikavimas
A4 dokumentai ir kartotekiniai vokai
Pradėkite nuo dokumento formato ir naudojamos laikmenos: lapai, bylos, kartotekiniai vokai ar segtuvai užima skirtingą vietą. A4 stovas aiškiai įvardytas produkto pavadinime, tačiau spintų stalčių vidiniai matmenys turi būti tikrinami atskirai. Popierinių bylų ilgalaikiam laikymui taip pat gali prireikti archyvavimo dėžių.
Apskaičiuodami talpą palikite rezervą naujiems dokumentams ir patogiam bylų išėmimui. Per stipriai suspaustos bylos lėčiau surandamos, gali deformuotis, o darbuotojui tenka traukti visą grupę. Vertinkite ne vien dabartinį kiekį, bet ir numatomą augimą per pasirinktą saugojimo laikotarpį.
Žymėjimas ir prieiga
Kiekvienam stalčiui ar vokų grupei suteikite aiškų pavadinimą, datų intervalą ir atsakingą padalinį. Dažnai naudojamus dokumentus laikykite lengviausiai pasiekiamame aukštyje, o rečiau reikalingus – atokiau. Žymėjimo schema turi sutapti su organizacijos dokumentų valdymo tvarka, kad informacija nebūtų dubliuojama ar padedama atsitiktinai.
Saugumas ir prieigos kontrolė
Jei archyve laikomi asmens duomenys, sutartys ar kita riboto naudojimo informacija, vien metalinė spinta savaime negarantuoja reikiamos apsaugos. Patikrinkite, ar konkretus modelis turi užraktą, kas valdys raktus ir kaip registruojama prieiga. Laikymo terminus bei sunaikinimo procedūras nustatykite pagal organizacijai taikomus teisės aktus ir vidaus taisykles.
Priežiūra ir darbo vieta
Spintą statykite sausoje patalpoje ant lygaus pagrindo, saugokite nuo tiesioginės drėgmės ir reguliariai tikrinkite stalčių eigą. Neužstatykite evakuacijos kelio. Kitus darbo vietos sprendimus rasite biuro baldų kategorijoje, tačiau naujo baldo spalvą, matmenis ir tvirtinimą derinkite prie jau esančios erdvės.
Dažniausi klausimai
Ar keturi stalčiai visada talpesni?
Stalčių skaičius yra svarbus, tačiau reikia lyginti ir vidinius matmenis, leidžiamą apkrovą bei naudojamą dokumentų formatą.
Kiek vietos palikti priekyje?
Tiek, kad stalčius būtų galima visiškai atidaryti ir žmogus galėtų saugiai dirbti. Tikslų poreikį lemia konkretaus modelio gylis.
Ar spinta turi užraktą?
Kategorijos pavadinimai to nepatvirtina. Užrakto buvimą ir komplektaciją tikrinkite pasirinkto produkto kortelėje.
