Dokumentų skirtukai padeda suskirstyti segtuvo ar archyvo turinį į aiškias dalis. Šioje kategorijoje kalbama apie lapus ir indeksus dokumentams, o ne apie juostelę knygos puslapiui pasižymėti. Rinkdamiesi patikrinkite formatą, perforaciją, skirtukų skaičių, indeksavimo sistemą, medžiagą ir tai, ar ant skirtukų galima rašyti arba spausdinti.
Formatas turi derėti su dokumentais
A4 dokumentams skirtas komplektas paprastai formuojamas taip, kad išsikišantys indeksai būtų matomi segtuve. Mažesniam ar platesniam turiniui gali reikėti kito dydžio. Produkto matmenis lyginkite su lapais, įmautėmis ir segtuvo vidumi, o ne vien su pavadinimu. Jei dokumentai sudėti į įmautes, įvertinkite ir jų papildomą plotį.
Skaičiai, raidės ar tušti indeksai?
Sunumeruotas komplektas tinka nuoseklioms dalims. „Leitz WOW Print“ A4 1–10 turi dešimties dalių seką, o „Esselte Mylar“ A4 1–31 skirtas smulkesniam numeruotam skirstymui. Tuščias arba užrašomas indeksas leidžia susikurti savo pavadinimus, tačiau reikia patikrinti, kokia priemone ant jo galima žymėti.
Plastikiniai, kartoniniai ir popieriniai skirtukai
Plastikas dažniau pasirenkamas intensyviai vartomam segtuvui, o kartonas ar popierius gali būti patogus žymėti ir perdirbti pagal konkretaus gaminio sudėtį. Medžiaga savaime nepasako, kiek lapas atlaikys: svarbūs storis, perforuotos briaunos konstrukcija ir naudojimo dažnis. 11 × 23 cm kartoniniai skirtukai, 100 vnt. yra kitokio tipo prekė negu susegta numeruotų indeksų sistema.
Perforacija ir segtuvo mechanizmas
Prieš užsakydami suskaičiuokite segtuvo žiedus arba svirtinio mechanizmo skylutes ir palyginkite jų padėtį su produktu. Net tinkamas formatas bus nepraktiškas, jei perforacija nesutaps. „Leitz Cosy“ 1–12 PP skirtukų pavadinime nurodyta seka ir medžiaga, tačiau tvirtinimo informaciją vis tiek reikia patikrinti visoje kortelėje.
Kada svarbus spausdinimas?
Žodis „spausdinami“ turi būti suprantamas pagal gamintojo pateiktą būdą ir šabloną. Neleiskite plastikinio lapo per spausdintuvą vien todėl, kad norite tvarkingo užrašo. „Leitz Cosy“ 1–20 spausdinamų PP skirtukų naudojimui reikalingą paruošimą ir įrangos suderinamumą tikrinkite instrukcijoje. Paprastam rankiniam užrašui išbandykite pasirinktą rašiklį mažoje vietoje.
Spalvos kaip struktūros dalis
Spalvinė sistema padeda greičiau rasti skyrių, jeigu visoje komandoje naudojama nuosekliai. Pavyzdžiui, finansus, sutartis ir projektus galima atskirti skirtingomis spalvomis, bet reikšmes verta užrašyti turinio lape. Žali 110 × 230 mm skirtukai, geltoni ir raudoni gali būti naudojami tokiai sistemai tik sutikrinus likusias jų savybes.
Paruoškite segtuvo planą
Prieš atidarydami pakuotę surašykite numatomus skyrius, jų seką ir būsimą dokumentų kiekį. Palikite vietos naujai daliai, tačiau nekurkite daugiau indeksų negu bus naudojama. Jei struktūra dažnai kinta, rinkitės pakeičiamą arba lengvai perrašomą žymėjimą. Pastoviam archyvui numeruota seka ir atskiras turinio lapas padeda išlaikyti vienodą tvarką.
Mėnesiams ir pasikartojančioms ataskaitoms
Dvylikos dalių komplektas gali tikti mėnesinei sistemai, bet pirmiausia patikrinkite, ar indeksai jau pažymėti skaičiais, ar juos reikės užrašyti. Trisdešimt vienos dalies seka gali būti naudojama dienoms, jeigu dokumentų apimtis telpa į segtuvą. Metų pabaigoje neperkelkite senų skirtukų automatiškai: apžiūrėkite perforaciją, nuvalykite ankstesnius žymėjimus tik leidžiamu būdu ir pakeiskite pažeistus lapus.
Skaitomumas ir prieinamumas
Vien spalvos neužtenka, nes vartotojai ją gali matyti skirtingai, o nespalvotoje kopijoje reikšmė dingsta. Spalvą derinkite su aiškiu tekstu, skaičiumi arba raide. Naudokite nuoseklius, trumpus pavadinimus ir pakankamą kontrastą. Jeigu segtuvu dalijasi keli darbuotojai, pirmame lape pateikite visų indeksų paaiškinimą, kad struktūra būtų suprantama ir naujam naudotojui.
Skirtukų priežiūra
Versdami lapus traukite už platesnės dalies, o ne už paties indekso galo. Perpildytame segtuve kraštai lankstosi ir gali uždengti vienas kitą. Plastiką, kartoną ar popierių valykite tik medžiagai tinkamu būdu; laminuoti skirtuką verta tik tada, kai tai netrukdo jo perforacijai ir naudojimui. Sugadintą vieną lapą pakeiskite suderinamu, o ne kito formato atsitiktiniu indeksu.
Ką patikrinti prieš perkant?
Jei komplektas bus naudojamas bendrame archyve, vieną pavyzdį pirmiausia įsekite į tikrą segtuvą ir patikrinkite, ar užrašai lieka matomi už dokumentų krašto.
- Dokumentų, įmaučių ir segtuvo formatą.
- Perforacijos bei mechanizmo suderinamumą.
- Reikalingą skyrių skaičių ir indeksų tipą.
- Medžiagą, spalvas ir žymėjimo būdą.
- Vienetų skaičių pakuotėje.
Segtuvų pasirinkimą galima pradėti žiedinių segtuvų kategorijoje, tačiau galutinai suderinkite konkretaus segtuvo bei skirtukų matmenis.
