Dokumentų saugojimas archyvavimo dėkluose ir dėžėse
Kiekvienoje įmonėje ar įstaigoje tenka apdoroti ir kaupti daug svarbių dokumentų: klientų, pacientų, mokinių, studentų ar pačių darbuotojų. Kad jie nepasimestų ir juos būtų galima greitai rasti, reikia susikurti tinkamą archyvavimo sistemą. Neapsieisite be archyvavimo dėžių ar segtuvų.
Kaip archyvuoti dokumentus tinkamai?
Dokumentų archyvavimas yra atsakingas procesas, susidedantis iš keleto žingsnių.
- Pirmiausia sugrupuokite dokumentus pagal tipą (pvz., sąskaitos, sutartys, asmeniniai dokumentai). Peržiūrėdami nuspręskite, ką būtina saugoti, o ką galima išmesti, nes prarado aktualumą.
- Pasiruoškite archyvuoti. Atidžiai pašalinkite visus segtukus, sąvaržėles, kurios laikui bėgant gali sugadinti popierių. Ant segtuvo aiškiai pažymėkite, kas jame archyvuojama.
- Pasirinkite tinkamą saugojimo būdą. Archyvinės dėžės arba archyvavimo segtuvai, kuriuos galite įsigyti internetu, apsaugos jūsų dokumentus ir suteiks tvarkos.
- Apsaugokite nuo drėgmės ir saulės. Visgi net ir laikydami juos specialiose dėžėse arba segtuvuose turite saugoti nuo tiesioginių saulės spindulių. Sandėliavimo vietose naudokite silikagelio paketus arba panašias drėgmę sugeriančias medžiagas.
- Reguliari peržiūra. Rekomenduojame periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti archyvą, kad pašalintumėte nereikalingus dokumentus ir įsitikintumėte, kad dokumentai yra puikios būklės. Įsiveskite šį rutininį darbą į savo kalendorių.
Capsule.lt el. parduotuvėje internetu galite nusipirkti įvairių dydžių ir išmatavimų archyvavimo dėžių, dokumentų stovų ir archyvavimo segtuvų, taip pat universalių dėžių su stalčiais, kurias galėsite pritaikyti biuro aplinkoje įvairiems daiktams sandėliuoti. Daugelis dėžių yra su rankenomis ir kietais laminuotais paviršiais, todėl galite laikyti vieną ant kitos bei patogiai pernešti iš vienos patalpos į kitą. Kai kurie modeliai yra išlankstomi, kad nenaudojant neužimtų vietos.
Jei ieškote optimaliausios kainos archyvavimo priemonėms, rekomenduojame paieškoje atlikti prekių rūšiavimą pagal kainą. Taip lengviau išsirinksite kanceliarines prekes, atitinkančias jūsų biudžetą. Bene patraukliausia kaina taikoma kartoninėms archyvinėms dėžėms. Tai ne vien geras pasirinkimas laikinai saugoti dokumentus, bet ir tvarus, kadangi produktas pagamintas iš 100 % perdirbto kartono ir taip pat yra perdirbamas.
Linkime surasti ir įsigyti jums tinkamas dėžes ir segtuvus, kad Jūsų darbo stalas ir saugykla būtų nepriekaištingai tvarkingi.